En el contexto nacional las Instituciones de Educación Superior (IES), requieren de sistemas que articulen las funciones sustantivas con el trabajo adjetivo de la administración, es cuando reviste importancia el desarrollo de propuestas innovadoras que den respuesta a las diferentes problemáticas que en el trabajo diario genera. De manera cotidiana se emite y se recibe una gran cantidad de documentos en diferentes soportes, los cuales están directamente ligados a las funciones que se desprenden del planteamiento de la estructura organizacional y la normatividad que faculta el actuar de las diferentes áreas con las que cuenta una IES, sino existe un sistema que articule adecuadamente el proceso del ciclo vital de la documentación, los archivos se convierten en entes de acumulación sin ningún beneficio, desperdiciando espacios físicos y recursos en su almacenamiento y dejando de lado los beneficios de contar con la información debidamente organizada y marginando su utilización como fuentes para la investigación.